Das Bewerbermanagement mit den 3 JOKERN

Das macht eine sehr gutes E-Recruiting Software aus!

Bei dieser Frage lassen wir von concludis gerne die Menschen Stellung nehmen, die täglich mit einem Bewerbermanagementsystem arbeiten.

Das ICR (Institute for Competitive Recruiting) hat sich erneut 2015 als neutrale Instanz dieser Frage angenommen und mehrere tausend Personaler interviewt. Über 300 Recruiter gaben Feedback worauf es ihnen bei einer guten und funktionalen Bewerbermanagement Software ankommt. Die befragten Personaler werden zudem gebeten, die Wichtigkeit der Funktionalitäten für die tägliche Nutzung anzugeben.

Erfahren Sie hier, woran die befragten Recruiter eine sehr gute E-Recruiting Software messen - und wie concludis dieser Erwartungshaltung nachkommt. Lesen Sie weitere Details zu der Studie in dieser »Broschüre«. Die Broschüre wird heruntergeladen.

#1

Nutzerfreundlichkeit der Bewerbermanagement Software für den Recruiter

In der Kundenstudie des ICR (Institute for Competitive Recruiting) wählen die befragten Unternehmen concludis zu dem Bewerbermanagement, das die höchste Nutzerfreundlichkeit für den Recruiter in der täglichen Arbeit bietet.

Alle Mitarbeiter aus dem Entwicklungs- und Betreuungsteam von concludis kommen aus dem Recruiting. In Unternehmen wie auch in Beratungen haben wir viele Jahre operativ Recruitingprojekte betreut, viele Stellen besetzt und mehrere zig-tausend Bewerbungsunterlagen geprüft – und von Hand bearbeitet und versucht, der Datenflut mit Bordmitteln wie z.B. Excel Herr zu werden. Wir wissen um die Erwartungen des Recruiters an ein gutes Bewerbermanagementsystem: Alles auf einen Blick, Informationen sofort zugänglich und vor allem intuitiv in der Bedienung. Daher liegt uns die Nutzerfreundlichkeit bei jedem neuen Feature, um das wir concludis erweitern, besonders am Herzen.

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#2

Kommunikation mit Bewerbern

Kommunikation so viel wie nötig und so wenig wie möglich. Darin liegt die Kunst und die Sensibilität im Umgang mit dem höchsten Gut in der Kommunikation.

Übersetzt man diese Prämisse in das Bewerbermanagement, so lassen sich Situationen identifizieren, in denen eine Standardkommunikation eher von einer Automatisation geprägt sein sollte.

Andere Situationen wiederum erwarten eine weitestgehend individualisierte Kommunikation – so zum Beispiel die Absage eines Bewerbers nach dem Vorstellungsgespräch oder die Einladung zu Vertragsverhandlungen für einen Arbeitsvertrag.

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#3

Management des Bewerbungseinganges

Die Annahme von Bewerbungen kann je nach angebotenem Bewerbungsweg für den Recruiter mit einer Vielzahl administrativer Aktivitäten verbunden sein.

Sie ermöglichen es derzeit Ihren Bewerbern, sich bei Ihnen per E-Mail bei zu bewerben?

Dann hat es Ihr Bewerber sehr einfach – nur bei Ihnen beginnt nun die Arbeit. Sie rufen sich in Ihrem E-Mailprogramm die Mail des Bewerbers auf und prüfen zunächst, für welche Ihrer offenen Stellen die Bewerbung passen könnte. Dann gilt es die Anlagen abzuspeichern und zu Übersichtszwecken einen Datensatz in Excel oder in einer Access-Datenbank anzulegen. Der Bewerber bekommt nun per Mail eine Eingangsbestätigung und Sie leiten den Bewerber an die Fachabteilung weiter .... Der Prozess könnte nun detailliert fortgesetzt werden. Wie nun die Annahme von Bewerbungen mit concludis erleichtert wird, lesen Sie hier.

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#4

Pflegen und Verwalten von Bewerberdaten

Self-Service für Bewerber

In concludis können Bewerber ihre Daten im Self-Service bearbeiten. Dazu positionieren wir auf Ihrer Homepage im Umfeld Ihrer Stellenbörse oder Karriereseite einen Link, über den sich Ihre Bewerber die Daten in einer Bewerbermappe aufrufen können. Das Deckblatt der Bewerbermappe kann von Ihnen individuell gestaltet werden.

In der Bewerbermappe hat der Bewerber jederzeit Einsicht in die Datenschutzbestimmungen und kann seine Daten sogar löschen bzw. die Löschung seiner Daten beantragen. Ein Antrag auf die Löschung der Daten ist dann relevant, wenn die Bewerbung bereits im Unternehmen bearbeitet wird. Aus seiner Bewerbermappe heraus kann sich ein Kandidat auch auf eine weitere Stelle bewerben.

Der Self-Service ist auch dann möglich, wenn sich der Bewerber über einen anderen Weg – z.B. per E-Mail oder Kurzbewerbung beworben hat. Alle Daten stehen stets in der Bewerbungsmappe bereit – ebenso die Anlagen, die hochgeladen wurden.

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#5

Möglichkeit den Bewerberpool zu durchsuchen

concludis gibt Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele Bewerberpools einzurichten – einen für AZUBIs, einen für Vertriebler oder einen für die Produktionsmitarbeiter. Damit haben Sie schon einmal eine erste Möglichkeit, Struktur in ihre Bewerber und Ihr Bewerbermanagement zu bekommen.

Da bei Einsatz des CV-Parsers auch alle Zeugnisse per OCR ausgelesen und zum Bewerber abgespeichert werden, können Sie mit der Volltextsuche alle Bewerberdaten nach definierbaren Begriffen durchsuchen. Logische Verknüpfungen wie UND/ ODER aber auch Ausschlüsse von Begriffen sind möglich. I.d.R. haben die Kandidaten in den beruflichen Zeugnissen detaillierte Beschreibungen der Kompetenzen und Tätigkeiten, die sie in dem jeweiligen Unternehmen ausgeübt haben.

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#6

Veröffentlichen von Anzeigen auf der eigenen Karrierewebseite

Zitat Spiegel Online vom 20.4.2015: „Google straft Webseiten ohne Mobiloptimierung ab“ - Webseiten, die nicht auch auf die Nutzung mit Smartphones und Tablets ausgerichtet sind, werden ab Dienstag wohl schlechter zu finden sein. Google wird die Seiten niedriger ranken - zumindest bei der Suche von Mobilgeräten aus."

Das trifft auch für die Stellenbörsen auf den Karrierewebseiten der Unternehmen zu. Zunächst das Wichtigste: concludis haben wir so entwickelt, dass die angelegten Ausschreibungen automatisch auf den Webseiten der Unternehmen eingeblendet werden und z.B. über eine REST-API jederzeit eine responsive - also skalierbare - Darstellung möglich ist.

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#7

Kommunikation mit den Fachabteilungen

Ohne eine Bewerbermanagement Software werden Bewerberunterlagen meistens ausgedruckt oder per E-Mail an die Fachabteilung weitergeleitet. Damit werden die Unterlagen des  Bewerbers dupliziert – bei Weiterleitung an mehrere Abteilungen sogar mehrfach. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens sind die Unternehmen nach dem Bundesdatenschutzgesetzt (BDSG) verpflichtet, alle elektronisch gespeicherten Unterlagen – unter Berücksichtigung der AGG-Frist von drei Monaten – zu löschen.

concludis übernimmt diese Schritte für Sie - und das sogar teilweise automatisiert - so dass Sie mehr Zeit für das Wesentliche haben.  

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#8

Talentpool im System nutzen

In concludis legen Sie beliebig viele Talentpools an. In welchem Talentpool Sie einen Kandidaten ablegen wollen, legen Sie mit der Informations-Mail an den Kandidaten fest.

Hier gibt es allerdings eine Besonderheit zum Datenschutz zu berücksichtigen. Von einem Bewerber, den Sie in Ihren Talentpool legen wollen, müssen Sie im Vorfeld die Zustimmung einholen. Auch dieser Prozessschritt ist in concludis automatisiert gelöst. Sie legen sich in concludis eine Absag-E-Mail als Vorlage an, die einen Link zur Zustimmung beinhaltet. Diese E-Mail senden Sie dem Kandidaten über concludis. Bestätigt er den Link, wird er automatisch im Pool aufgenommen. Bestätigt er nicht, so wird sein Datensatz nach Ablauf der Einspruchsfrist nach dem AGG automatisch in Ihrer E-Recruiting Software concludis gelöscht.

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#9

In der CV-Datenbank recherchieren

Eines vorweg – Ihre Kandidatendatenbank wird nicht ins unermessliche wachsen (dürfen) – da hat der Datenschutz einen Riegel vorgeschoben. Bedenken Sie bitte, dass nach Abschluss des Bewerbungsprozesses die elektronische Speicherung der Kandidatendaten nicht mehr zulässig ist. concludis hält hier eine Verfahren vor, über das die Regelungen des Datenschutzes automatisch überwacht werden. Läuft die Speicherfrist eines Datensatzes ab (also nach Ablauf der AGG-Frist), so wird der Datensatz von concludis automatisch gelöscht.

In den gespeicherten Kandidatendatensätzen haben Sie zwei Wege, wie Sie nach bestimmten Bewerbern suchen können - per Volltextsuche oder über die dedizierte Suche mit Filtern.

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#10

Anzeigen in Job-Portalen aus dem E-Recruiting veröffentlichen

concludis löst diese Erwartungen doppelt – sogar mit dem Nebeneffekt, dass concludis Ihnen bis zu 45% mehr Bewerber liefert – ohne dass Sie dafür einer Agentur Honorar bezahlen müssen. Also ganz umsonst! Wie das geht?
Nun - alle offenen Stellen sendet concludis mehrere Male täglich über einen automatisierten Feed an INDEED.
INDEED ist die weltweit größte Jobbörse und hat eines der besten Rankings in Google. Stellensuchende haben ihr Suchverhalten geändert. Sie gehen nicht mehr in eine bestimmte Stellenbörse, sondern geben in Google ihre Suche ein.

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