Weitere Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten
(1) Multi-Company-Management
concludis unterstützt auch komplexeste Organisationsstrukturen durch die Möglichkeit von n Parent/Child-Verknüpfungen über n Ebenen (1 Parent : n Childs : n Child-Childs) inkl. automatischer Prüfung auf interne Konsistenz.
(2) DSGVO-relevante Angaben
(Datenschutzbeauftragter, Kontaktperson etc.) werden hierarchisch vererbt, was den Pflegeaufwand erleichtert (wir haben Kunden mit mehreren hundert Companies in nur einer Installation).
(3) Sammelprojekte (Sammelausschreibungen)
Einem Projekt (Ausschreibung) können mehrere Orte zugeordnet werden. Jeder Ort kann mit einem abweichenden Unternehmen verknüpft werden, so dass mit einer Ausschreibung mehrere Gesellschaften gleichzeitig bedient werden können (sehr bedeutsam für den Einzelhandel) – daraus ergibt sich, abhängig von dem/den gewählten Ort(en), eine dynamische Datenschutzerklärung (DSE), die ggf. mehrere Unternehmen gleichzeitig abdeckt und die (unterschiedlichen) Angaben je Unternehmen aufgliedert.
(4) Der genau Wortlaut der bestätigten DSE, …
die der Kandidat bestätigt hat, wird gespeichert – ungeachtet dessen, ob im Nachgang Änderungen vorgenommen wurden.
(5) Klare Zuständigkeiten …
einzelner User: 1 User : n Companies – ein User sieht nur Projekte und Bewerber der Companies, die durch ihn betreut werden
(6) Datenschutzbericht
für Bewerber, inkl. maschinenlesbarem Format
(7) Löschfristen
je Bewerbung und nicht je Kandidat - wichtig bei Mehrfachbewerbungen.
(8) Mit „Bewerbung+“
ist eine Weitergabe der Bewerbungsunterlagen an vom Bewerber explizit freigegebene Unternehmen möglich – die Auswahl der Bewerber wird dokumentiert (Rechtssicherheit!)
Ohne „Bewerbung+“ kann kein Projekt eines anderen Unternehmens außer dem, für das sich der Kandidat bereits aktiv beworben hat, zugeordnet werden; stattdessen kann der Kandidat für „fremde“ Projekte eingeladen werden; erst nach seiner Einwilligung werden die Bewerbungsdaten zur Bearbeitung freigegeben.
(9) Pool-Anfrage
Im Rahmen einer Pool-Anfrage hat der Bewerber in einem attraktiven Interface die Möglichkeit, die Zustimmung nur für einzelne Unternehmen zu erteilen.
(10) Info-Mail nach DSGVO an Bewerber,
wenn Daten von Dritten übermittelt werden (indeed, jobUFO).
(11) Kennzeichnung der Anlagen zu einem Bewerber,
dass es sich um personenbezogenen Daten handelt - verbunden mit dem Hinweis, dass die Anlagen nach Bearbeitung zu vernichten sind.
