Sie haben alle Fäden in der Hand
concludis deckt den gesamten Prozess des Bewerbermanagements ab - vom Genehmigungsprozess für eine Ausschreibung bis hin zur Absage oder Einstellung eines Bewerbers. Durch den modularen Aufbau setzen Sie immer nur die Features ein, die Sie gerade benötigen. Und können jederzeit erweitern.
Zentrales Bewerbermanagement
Das zentrale Recruiting ist davon geprägt, dass die Personalabteilung die Vorauswahl der Bewerber übernimmt und anschließend geeignete Bewerber für die Fachabteilungen zur Bewertung weiterleitet.
Die Fachabteilung erhält per E-Mail eine Aufforderung zur Bewertung des Kandidaten. Die Bewertung findet online in concludis statt. Anschließend wird der Status des Kandidaten vom System automatisch auf „bewertet“ gesetzt.
Dem Recruiter steht eine To-Do-Liste zur Verfügung, die kontinuierlich Auskunft über den Bearbeitungsstand eines Bewerbers im Prozess liefert. Unmittelbar nach Abschluss einer Bewertung ist der aktualisierte Status in der To-Do-Liste zu erkennen.
Der Recruiter erhält über diese To-Do-Liste seine Arbeitsaufträge.
Dezentrales Bewerbermanagement
Das dezentrale Bewerbermanagement bietet sich für die Unternehmen an, die neben einer Hauptniederlassung mehrere Zweigstellen haben, die ihr operatives Geschäft weitestgehend eigenverantwortlich abwickeln. Das können z.B. auch einer Holding angeschlossene, eigenständige Unternehmen sein.
Häufig wird in den Unternehmen individuell geregelt, ob die Stellenausschreibungen zentral in der Personalabteilung oder in der jeweiligen Niederlassung angelegt und schließlich in externen Stellenbörsen veröffentlicht werden.
Auch diese Regelungen können individuell – und auch im Mix - mit concludis abgebildet werden.
Jobs, auf die man klicken muss
Legen Sie Jobs in weniger
als 2 Minuten an
Stellenvorlage auswählen
Veröffentlichungszeitraum festlegen
Fach- bzw. Führungskraft zuordnen
Rubrifizierung für externe Jobbörsen auswählen
Einsatzort festlegen
bei Bedarf den Ausschreibungstext überarbeiten und
ggfs. einen Fragebogen hinzufügen.
Job-Posting mit concludis
Verbinden Sie die in concludis angelegten Jobs in Ihrer Webseite wie auch in Ihrem Intranet über
einen I-Frame,
ein Java-Script-Snippet oder
über unsere REST-API.
Schnittstelle
zur Bundesagentur für Arbeit
Sie haben keine Lust mehr darauf, Ihre Stellen bei der BA manuell zu erfassen? Dann veröffentlichen Sie sie doch einfach über die concludis Schnittstelle zur Bundesagentur für Arbeit.
Alle relevanten Parameter für die Veröffentlichung werden bei der Anlage der Stelle bereits abgefragt. Ein Klick - und fertig!
Die Bewerbung
Die Online-Bewerbung des Kandidaten
Am Fuß der Stellenanzeige in Ihrem Bewerbermanagement befindet sich eine Schaltfläche, über die der Bewerber das Online-Formular für seine Bewerbung aufrufen kann. Der Bewerber findet in seinem Formular drei Rubriken für seine Bewerbung vor. Die Anzahl der Felder im Formular kann beliebig gesteuert werden. So kann der Aufwand zur Eingabe von Daten für den Kandidaten minimiert werden – zu den Pflichtfeldern gehören lediglich die Anrede, der Vor- und Zuname und die E-Mail-Adresse. In der Rubrik "Dokumente" lädt der Bewerber seine Unterlagen hoch: Anschreiben, Lebenslauf und "n" Zeugnisse.
Der hochgeladene Lebenslauf wird mit einem CV-Parser semantisch ausgelesen. Beim CV Parsing – auch als Lebenslaufanalyse oder Verarbeitung von Lebensläufen bezeichnet – werden der unstrukturierte (sog. formlose) Lebenslauf eines Bewerbers in ein strukturiertes Format umgewandelt und in concludis integriert. Da das ausgelesene Dokument nun in einem Textformat vorliegt, kann es auch durchsucht werden. Die erkannten Daten werden in die vorbereiteten Felder der Datenbank abgelegt, sodass ein Betrachten der Daten eines Bewerbers für den Recruiter erheblich vereinfacht wird. Der Recruiter muss keine PDFs mehr öffnen, sondern hat über eine Mouse-Over-Funktion bequem Zugriff auf alle relevanten Kandidatendaten.
Die Anlagen zu seiner Bewerbung – z.B. seine Zeugnisse - werden per OCR (optical character recognition) ausgelesen und der so erkannte Text wird zum Kandidaten gespeichert. Ihr Nutzen aus dieser Vorgehensweise: Über die Volltextsuche haben Sie so die Möglichkeit, alle Bewerberunterlagen z.B. nach bestimmten Begriffen zu Kompetenzen etc. zu durchsuchen.
Jeder Ausschreibung können Sie zudem individuelle Fragebögen hinterlegen, über die Sie Ihre Bewerber nach bestimmten Kompetenzen oder für den Prozess relevante Themen befragen können. Sie haben die Möglichkeit beliebig viele Fragebögen zu erstellen und jeder Ausschreibung einen individuellen Fragenkomplex zuzuordnen.
Bewerbung des Kandidaten
Die bevorzugte Form ist die Kurzbewerbung, in der der Bewerber nach der Eingabe einiger persönlicher Daten lediglich seine Unterlagen hochladen muss. Die Kurzbewerbung kann um einen individuellen Fragebogen je Ausschreibung ergänzt werden. Diese Bewerbungsform ist responsiv gestaltet, so dass sie z.B. auch am Smartphone bearbeitet werden kann.
Weitere Bewerbungsformen sind die E-Mail, der Call-Back-Button, die 1-Click-Bewerbung (XING und LinkedIn) und die Bewerbungsmappe.
Bewerbungsvarianten
Bearbeitung des Bewerbers
Der Recruiter bearbeitet eine Bewerbung in drei Schritten:
Unterlagen prüfen,
klassifizieren und
an die Fachabteilung weiterleiten.
Ist abzusehen, dass ein Bewerber nicht fachlich geprüft werden kann, können die beiden ersten Schritte entfallen. Dann werden eingehende Bewerber unmittelbar an den Fachbereich weitergeleitet und können dort gesichtet werden.
"one-stop"-Darstellung eines Bewerbers
Fachabteilung
Nach Weiterleitung des Bewerbers an die Fachabteilung erfolgt dort die Bewertung des Kandidaten. Die Führungskraft loggt sich in concludis ein und bekommt unmittelbar den zu bewertenden Kandidaten zur Ansicht.
Über einen geführten Dialog kann kann der Kandidat nun bewertet werden. Der Schritt des Bewertens wiederholt sich je nach Anzahl der geführten Gespräche. Das Feedback des Bewerters erfolgt online und kann vom Recruiter jederzeit eingesehen werden.
Aktivitäten der Fachabteilung
Rollen und Rechte-Strukturen
In concludis können Sie beliebig viele Anwender anlegen, denen Sie eine oder auch mehrere Rollen zugleich – auch mit jeweils unterschiedlichen Rechten - zuordnen können. Folgende Rollen haben wir berücksichtigt:
Konfigurator, Recruiter, Bewerter und Beobachter.
KONFIGURATOR ist diejenige Person, die grundlegende Einstellungen in concludis vornehmen kann. Hierzu sind keine Programmierkenntnisse nötig. Wir haben concludis so entwickelt, dass das nutzende Unternehmen die Software weitestgehend selber administrieren kann.
In der Rolle des RECRUITERs befindet sich der Personalreferent bzw. Recruiter, der Stellen ausschreibt, Kandidaten bearbeitet, an die Fachabteilungen weiterleitet, das Feedback auswertet und mit den Kandidaten kommuniziert.
Die Rolle des BEWERTERs haben die Mitarbeiter der Fachabteilungen inne. Sie bewerten Bewerber – z.B. mit „einladen“, „absagen“ etc. Die Bewertungen können individuell in Ihrer Installation festgelegt werden.
In der Rolle des BEOBACHTERs ist in der Regel der Betriebsrat oder der Schwerbehindertenbeauftragte, der mit dieser Rolle in den Prozess mit einbezogen werden kann. Diese Rolleninhaber können keine Modifikationen am Kandidaten vornehmen. Ihnen steht ein Dialogfenster für Kommentare zur Verfügung.
Aktivitäten
über Workflows erledigen
Prozesse automatisieren - mehr Zeit für das Wesentliche
Für das Bewerbermanagement eines Unternehmens verantwortlich zu sein, ist eine reizvolle und verantwortungsvolle Aufgabe. Hier geht es um die wichtigste Ressource, die im Unternehmen über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann.
Umso wichtiger ist eine gewissenhafte Vorauswahl der richtigen Kandidaten, das Erkennen von Potenzialen, das Hinterfragen von fachlichen Kompetenzen sowie das Abgleichen der Motive und Einstellungen des Bewerbers mit denen der eigenen Unternehmens- und Führungskultur. Diese Aufgabe bedarf ausreichend Zeit. Wie ist es mit Ihrer Zeit bestellt? Können Sie sich auf das Wichtige in Ihrem Job konzentrieren?
Ihr neuer virtueller elektronischer Recruiter
Wir haben deshalb für concludis die Aufgabe definiert, den Recruitern weitestgehend administrativen Dinge abzunehmen. Dazu haben wir für concludis den Workflow Manager entwickelt.
Den concludis Workflow Manager werden Sie nicht mehr missen wollen. Dieser Assistent unterstützt Sie in der Kommunikation innerhalb wie auch außerhalb Ihres Unternehmens. Sie entscheiden über den Grad der Unterstützung - von vollautomatisiert bis teil-automatisiert. Inhalte, Dauer und Abfolge der automatisierten Kommunikation legen Sie individuell fest.
Der Workflow-Assistent übernimmt zum Beispiel bei den Bewerbern, die Sie nicht für eine offene Stelle in Ihrem Unternehmen ansprechen wollen, die Korrespondenz. Das kann ein Zwischenbescheid fünf Tage nach Bewerbungseingang sein, ein weiterer Zwischenbescheid nach 14 Tagen oder eine Absage nach zwei Wochen. Der Workflow-Assistent sendet in Ihrem Auftrag E-Mails an die betreffenden Bewerber.
Hier einige weitere Beispiele für den Einsatz Ihres elektronischen Recruiters:
- Versenden der Eingangsbestätigung,
- Erinnern an ausstehendes Feedback zu einem Bewerber aus der Fachabteilung,
- Auffordern der Fachabteilungen an das Geben von Feedback nach einem Interview mit dem Kandidaten,
- Absagen eines Bewerbers, der vom Recruiter als „C“ Bewerber klassifiziert wurde,
- Absagen eines Bewerbers, der im Fragebogen einen bestimmten Wert nicht erreicht hat u.s.w.
Auswertungen und Berichte
Berichtsgenerator
concludis verfügt über einen Berichtsgenerator, über den Sie vorbereitete Standard- und individuell zusammengestellte Berichte erstellen können. Einen Standardbericht können Sie über einen bestimmten Zeitraum oder über eine oder mehrere Ausschreibungen erstellen. Die Ausgabe des Berichtes an sich kann in unterschiedlicher Formatierung generiert werden:
- als HTML-Bericht,
- als formatierter PDF-Bericht mit Säulendiagrammen und
- als Excel-Download.
Alle Ausgabevarianten der Berichte stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Individuelle Berichte erstellen
Über die Standardberichte hinaus können Sie beliebige Berichte mit den Datenbankfeldern zusammenstellen, die Sie für Ihr Reporting benötigen. Wählen Sie die gewünschten Datenbankfelder über die angebotenen Rubriken aus, benennen Ihren neuen Bericht und speichern diesen.
Die Technologie
Hochverfügbarkeits-Installltion
für Ihr E-Recruiting
Hosting
concludis wird auf einem gemischten Datenbank-Cluster in zwei nach ISO/IEC 27001:2013 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben.
Das Cluster besteht aus zwei Teilkomponenten und einem Desaster-Recovery-System. Auf sechs getrennten Knoten sind jeweils alle Programmdateien vorhanden. Beide Slaves laufen im Read-only-Modus.
Der zweite Slave ist gleichzeitig als Master konfiguriert und leitet die Daten über einen VPN-Tunnel an das 200 km entfernte Desaster-Recovery-System. Die Anbindung zwischen DB-Cluster und Web-Cluster erfolgt über ein dediziertes LAN.
concludis security-pack
Die Abwägung der potentiell möglichen Bedrohungsszenarien gegen die Auswirkungen eines ggfs. erfolgreichen Angriffs wird von Kunde zu Kunde unterschiedlich bewertet.
Um auch höchsten Anforderungen an die Datensicherheit gerecht zu werden, bieten wir das concludis security-pack an.
Der erheblich höhere Rechenaufwand für das vollständige Loggen und Verschlüsseln aller Daten wird mit deutlich leistungsfähigerer Hardware bei gleichzeitig geringerer Auslastung weitestgehend kompensiert. Daher setzen wir für dieses Feature für Sie ein separates Datenbank-Cluster auf
Active-Directory (AD) & Single-Sign-On
Unsere SSO Lösung für die Anbindung einer AD an concludis basiert auf dem SAML 2.0 Protokoll im Zusammenspiel mit dem ADFS (AD-Federation-Server), der ein Feature unter den Betriebssystemen Windows Server® 2003 R2, Windows Server 2008 und Windows Server 2008 R2 ist. In der Basis-Konfiguration wird ein Benutzer auf den ADFS weitergeleitet, dort authentifiziert und dies concludis durch einen Token mitgeteilt. Einziges übertragenes Pflicht-Attribut ist eine beliebige persistente ID. Diese kann sogar ein Hash-Wert sein. Dabei hat concludis keinen Zugriff auf Benutzernamen und Passwort, da der gesamte Vorgang auf dem Server des Unternehmens stattfindet.
Optional können nach der erfolgreichen Authentifizierung weitere Attribute des Benutzers übertragen werden. Dies können zum Beispiel Name, Vorname aber auch E-Mail und Telefonnumer sein. Dies ist eine Option, die der Vereinfachung der Datenpflege bei den Nutzerdaten dient.
Schutz vor Makro-Viren
Alle Dateien, die Bewerber in concludis hochladen, werden automatisch zu PDF-Dokumenten konvertiert.
Dieses Vorgehen spielt für die Sicherheit Ihrer Daten eine wichtige Rolle. Bisher haben Bewerber die Möglichkeit, Ihnen in ihren Bewerbungsmails auch Word- und/oder Excel-Dokumente zuzusenden. Diese Dateien können Makroviren enthalten. Word bzw. Excel fragt zwar automatisch nach, ob das enthaltene Makro ausgeführt werden soll - hat man die Abfrage aber irrtümlich bestätigt, wird der Virus über das in dem Dokument enthaltenen Makro aktiv und entfaltet seine zerstörerische Wirkung. Dank der automatisierten Konvertierung zu einem PDF ist die Gefahr, irrtümlich ein solches Makrovirus zu starten, ausgeschlossen.
Übertragung der concludis Stellen auf Ihre Webseite (corporate Stellenbörse)
Zur Übertragung der in concludis angelegten Stellen stellen wir zwei Technologien zur Verfügung:
(1) Ein Javascrip Snippet - welches nach Einbindung über Ihr CSS von Ihnen gestaltet werden kann.
(2) Eine REST API mit diversen Endpoints und Filterfunktionen für das Ergebnis. Hier werden die Daten im JSON-Format zurückgeliefert.